2016-03-26 Artikel i Affärsstaden

Inlagt i: Uncategorized | 0

Omnämnande i magasinet Affärsstaden nr. 3 2016kontor-x-affärsstaden

DIGITALISERING AV KONTOR-X

Digitalisering kan inte bara effektivisera företagens dokumenthantering drastiskt. Det alltmer papperslösa kontoret med lagring i molnet ger också en helt annan tillgänglighet och säkerhet.

 

 

KONTOR-X FIRAR I ÅR 25-årsjubileum och har sedan starten ökat antalet anställda från 3 till 23 stycken – och omsättningen till drygt 50 miljoner kronor. De är ett ledande företag när det gäller alla former av kontorsteknik – som konferensrum, dokumenthantering/print, telefoni och kaffeautomater. Kunderna består av allt från små enmansföretag till större koncerner och i fjol öppnade man även ett kontor i Stockholm för att möta efterfrågan från sina kunder i den regionen.

– Vi jobbar bland annat med att digitalisera analoga dokument och styra upp så att dokument blir tillgängliga för rätt arbetsgrupp eller person på företaget, berättar Tobias Söderberg, som arbetar med försäljning inom dokumenthantering.

PÅ MÅNGA KONTOR står det småskrivare med enda syftet att skriva ut dokument med känslig information. Att mindre bordsskrivare är dyra i drift är de flesta medvetna om, men man har fram tills i dag trott att det inte finns mycket att välja på om säkerheten ska prioriteras. – Med vår ”Print anywhere”-lösning nås full sekretess genom att inga dokument skrivs ut förrän användaren bestämt det och är på plats vid skrivaren. Genom att logga in får användaren access till sina egna dokument och kan därifrån fritt välja vilket eller vilka dokument som ska skrivas ut genom en enkel knapptryckning. Inloggningen sker genom tagg, passerkort eller kod. Han fortsätter: – Det ger också möjlighet att anpassa personens eller arbetsgruppens struktur och flöden när det gäller scanning. På så sätt säkerställer vi att analoga dokument blir sökbara och sparade enligt företagets policy.

”FOLLOW ME PRINT” är en säker och intelligent mjukvara både för utskrift och scanning som är anpassad efter varje anställds roll och rättigheter. – De flesta har i dag möjlighet till scanning på kontoret. Problemet med effektiv lagring av elektroniska dokument är ett annat; utan en väl genomarbetad dokumenthanteringslösning krävs det oftast handpåläggning efter att ett dokument gjorts elektroniskt. Med rätt lösning hamnar dokumentet i stället på rätt plats omedelbart – lätt att hitta, men skyddat från obehöriga. Konceptet med ”Follow Me Print” innebär att företagen via sitt multifunktionssystem får en total kontroll

över alla utskrifter och kopior. Samt att man får information om vem som har scannat vad och var informationen har sparats. – Exempelvis möjliggör funktionen att jag kan sitta hemma och trycka på utskrift från min dator för att sedan hämta ut mina dokument på den plats där jag kommer att befinna mig följande dag. Fördelen är att jag inte behöver resa med känsliga dokument eller att någon annan läser mina utskrifter innan jag själv är på plats.

ETT FOKUSOMRÅDE INOM dokumenthanteringen är att Kontor-X hjälper sina kunder att ordna struktur och få kontroll över befintliga avtal. Genom avtalshantering kan alla företagets avtal samlas på ett och samma ställe – i stället för att sitta i pärmar hos enskilda individer eller bara finnas tillgängliga på personliga datorer. Då kan man bland mycket annat få på- minnelser i god tid innan ett avtal är på väg att löpa ut och det går att välja behörighetsgrad på avtalen. – Det finns ingen anledning att använda en vanlig pärm – som är en över hundra år gammal metod – när man är uppdaterad på allt annat inom företaget. Genom att göra avtalshanteringen digital förbättrar tusentals

 

FAKTA

  • KONTOR-X AB STARTADE: 1991.
  • PRODUKT/BRANSCH: En av regionens ledande leverantörer av kontorsutrustning.
  • ANTAL ANSTÄLLDA: 23. OMSÄTTNING: Drygt 50 miljoner kronor.
  • TEXT & FOTO: JOAKIM LÖWING

 

Läs hela tidningen här: Affärsstaden nr 3.

Leave a Reply